Concentración
Distracción
Hiperconectividad, espacios de trabajo abiertos, estilos de vida complejos, comida, estrés, horarios apretados, son distractores que todos tenemos en nuestras vidas (Steelcase, 2015).
Al respecto de este tema se puede crear una separación entre distracciones auditivas, visuales y emocionales (Fawkes, s.f). Con el estilo de vida moderno que hoy tiene la gente, nos encontramos en un continuo círculo de interrupciones desde el momento en el que despertamos hasta el instante en que nos vamos a dormir. Pero así como requerimos horas de sueño profundo (REM) igualmente necesitamos periodos de descanso en la vida diaria (Hopkins, 2008). Para poder controlar las interrupciones en un día de trabajo es importante tomar conscientemente control de todos los ejemplos previamente mencionados.
Una de las formas más comunes de cambiar estas conductas es regresar a un estilo de vida más natural o incluso tener contacto con elementos de la naturaleza, como plantas dentro de la oficina, más entradas de luz natural, etc. (Burkeman & Guardian, 2013).
Es primordial observar la forma de trabajo que tiene una compañía y ajustar el espacio físico a esta cultura. Una mesa de ping-pong dentro de un despacho de abogados puede ser que no resulte tan favorable como lo es en las oficinas de Google (Fairs, 2016), por ejemplo.
Si se necesita mayor tiempo de concentración para dar buenos resultados, se requiere tener los espacios adecuados y disponibilidad de información para que pueda funcionar de manera correcta. Esto sería muy diferente de una compañía que necesite de momentos creativos o innovaciones rápidas. Estas compañías precisan concentrarse más en interacciones cara a cara con otras personas, colores brillantes en el espacio de trabajo, actividades físicas, etc. (Haworth Knowledge Research Team, s.f).
Ejemplos:
- Diseñar plataformas que motiven a los empleados a reducir (o eliminar) el multitasking, puesto que al dejar de realizar varias actividades a la vez disminuiría la cantidad de errores, elevando la productividad.
- ·Entender procesos de trabajo para poder diferenciar en cuáles implementar elementos lúdicos y en cuáles la concentración debe de ser primordial.
- Disponibilidad de comida sana haría que las personas se involucren más en sus actividades.
- Elementos espaciales, paleta de colores, accesorios y complementos que hagan alusión a elementos naturales, como áreas verdes, micro-jardines, iluminación o hasta plantas artificiales.
- Elementos interactivos de baja tecnología que crean un “descanso” de la hiperconectividad (no wifi, por ejemplo).
Palabras clave:
Hiperconectividad, espacios de trabajo abiertos, estrés, distracciones visuales y auditivas, interrupciones, control, cultura de trabajo.
Bajo y fuera de control
Cada vez más, nuevas tecnologías de información están ayudando al empleado a ser más organizado y autoadministrarse sin la vigilancia de un superior. Programas autoadministrativos como Trello dentro de la oficina, y sistemas para realizar check-in y self-service están siendo gradualmente más aceptados y utilizados.
Los trabajos actuales ya incluyen múltiples variaciones en las actividades diarias, una mezcla de juntas, envío de correos, desarrollo de productos hasta la realización de presentaciones, etc. Hay estudios que muestran la necesidad de las personas de tener un tiempo promedio de concentración de 23 minutos para poder comenzar a realizar una actividad, por lo que si se les pidiera a los empleados que sigan un horario de trabajo que incluya una variedad amplia de actividades podría ser contraproducente (Fried, 2010). Por otro lado, tener tareas estáticas o repetitivas desmotivaría a los empleados.
Nuevos diseños de oficina están respondiendo a la falta de concentración y están diseñando espacios con mobiliario espacial para que haya menor cantidad de interferencias dentro del flujo de trabajo. Escritorios grandes y limpios que proveen más espacio, acceso fácil a enchufes electrónicos, conexión a wifi, asientos con ruedas, entre otros (Jarrett & Friedman, 2013).
Esto también se está permeando hacia aspectos más intangibles en las áreas de trabajo como, por ejemplo, servicios de pagos electrónicos para consumibles dentro de la empresa.
Es importante preguntarse hasta qué punto el mobiliario de la oficina es ajustable y adaptable. Los estudios indican que en cuanto estemos más acostumbrados a cambiar y controlar nuestro entorno, aumentará la sensibilidad hacia las cosas que no podemos cambiar. Un ejemplo es que podemos controlar el volumen de la música a través de nuestro teclado, pero no podemos controlar el volumen de una conversación ajena en un co-working.
La inteligencia ambiental es un área de trabajo que se está desarrollando rápidamente donde la posibilidad de controlar elementos se vuelve cada vez más fácil gracias a las nuevas tecnologías. Aplaudir para cerrar las cortinas o conectar tus emociones a la intensidad de la luz en los cuartos de la casa son elementos de desarrollo que tendrán consecuencias en cuanto a los sentimientos de comodidad dentro de un espacio de trabajo.
Ejemplos:
- Sistemas que permitan que el usuario tenga más control de su entorno, desde lo que tiene en su escritorio hasta la disposición de los muebles en su oficina.
- Generación de sistemas e interacciones que ayuden al usuario a “controlar” lo incontrolable, como una conversación molesta en un co-working.
- Sistemas de autogestión que ayuden al usuario a ser más eficiente en tareas repetitivas y tediosas y motive aspectos del trabajo más creativos y humanos.
Palabras clave:
Lapsos de atención, concentración, control, inteligencia ambiental, no interferencias, nuevos diseños.
El espacio de trabajo mexicano
El oficinista mexicano todavía está acostumbrado a trabajar en el cubículo privado tradicional con servicios y elementos básicos que necesitan para tener una buena productividad durante sus horas de trabajo.
En contraste, las nuevas tendencias y modas están cambiando la forma de trabajo en México. Primero, grandes compañías que tradicionalmente han trabajado de manera individual se están mudando y comienzan a enfocarse más en métodos de trabajo colaborativos y compartidos, ya sea para proyectos de investigación externos a la compañía o para proyectos internos en equipo.
En tanto que la popularidad de los co-workings en todo el mundo aumenta, y aunque siguen surgiendo muchas oficinas que ofrecen este tipo de trabajo, muchas compañías continúan optando por la posibilidad de quedarse dentro de la oficina tradicional (Williams, 2015).
Sin duda, la estética de estos espacios tiene que comunicar valores específicos y motivaciones que vayan de acuerdo con la marca y la filosofía de las empresas.
Con lobbies y áreas comunes que generen una impresión positiva a sus visitantes, será más y más importante para las compañías y startups la cualidad en la que la apariencia de sus espacios de trabajo pueda influenciar positivamente la colaboración con sus clientes e impresionar o intimidar a su competencia.
La mayor parte del diseño y de la innovación de áreas comunes estará enfocada en crear espacios flexibles y cómodos, que las personas puedan adaptar para todas sus actividades, desde eventos formales hasta presentaciones, pero, más importante, dentro de un contexto mexicano, será para crear espacios en donde los usuarios puedan crear interacciones.
Los usuarios de los co-working van a exigir que se generen espacios para que sus usuarios colaboren positivamente unos con otros para que todos puedan crecer juntos. El espacio dará, o al menos promete, la oportunidad de que los usuarios puedan desarrollar nuevas habilidades y capacidades que les aporten algo dentro de su área de trabajo.
El espacio de co-working mexicano tiene que incluir oficinas privadas a prueba de sonido alrededor de las áreas comunes para que así puedan tener distintos tipos de interacciones al mismo tiempo, aunque existe el peligro de que los usuarios se enfoquen únicamente en estos nuevos servicios y tecnologías. Por otra parte, en muchos lugares, los administradores de los espacios pasan por alto servicios básicos como una buena conexión a internet o el tener una barra de café disponible en todo momento.
Ejemplos:
- Mobiliario modular y flexible para trabajar y socializar.
- Elementos y complementos en el entorno que permitan al usuario trabajar desde su teléfono móvil (como un gadget que convierta el smartphone en una computadora personal).
- Espacios a prueba de sonido tendrían que tener fácil disponibilidad para responder llamadas de emergencia o realizar tareas importantes.
- Asignar un mayor presupuesto a áreas comunes y tener áreas privadas más austeras.
- Productos y accesorios para áreas comunes que inviten a la interaccióny socialización de los empleados en co-working.
Palabras clave:
Modular, movilidad, apariencia, sonido, co-working, áreas comunes, socialización, búsqueda de colaboración.
Participa
Por medio de esta plataforma estaremos publicando nuestra investigación especulativa, así como herramientas para que cualquier persona pueda hacer su propio proyecto que muestre su visión sobre el futuro de los espacios de trabajo.
